En esta época de crisis que estamos viviendo, todo el mundo está hablando de recortes. Recortes salariales, recortes de personal, reducción de gastos, etc. A corto plazo, es una buena forma de ser más productivo, o mejor dicho, deberíamos decir, de ser más competitivo, pues verdaderamente no produces más, sino que tienes un producto más económico. Y además es una visión cortoplacista.
Las empresas deben tener una mira a largo plazo, un plan estratégico para crecer, y que prevea implementar innovaciones tecnológicas en plazos determinados para no quedarse estancadas. Esto permite que la empresa se actualice, crezca, tenga una mejora de procesos adecuada, y sea más competitiva y con mejor productividad, sobretodo en momentos en los que la crisis aparece, que pueda salir reforzada.
Entendemos que invertir en tecnología, en nuevas tecnologías, implica un desembolso de dinero, pero lo que la gente no entiende es cómo repercuten económicamente esos cambios en el futuro. Es decir, qué nos ahorraremos a partir del momento en que saquemos todo el rendimiento al nuevo equipo.
Podemos estar hablando de una máquina que imprime etiquetas industriales, una máquina que hace moldes, pero también de impresoras multifunción, equipos informáticos, smartphones, incluso software. El otro día, un gerente se quejaba de que sus delineantes no trabajaban tan rápido como los de la competencia. Por supuesto, estaban utilizando un software que no habían actualizado en los últimos 5 años. Se le invitó a que viera las bondades de la última versión, y procesos que antes se hacían en 4 pasos, ahora se hacían en uno solo. A largo plazo, la misma cantidad de gente podrá producir más producto y de mayor calidad en el mismo tiempo por el mismo coste.
Una de las inversiones más importantes de una empresa, cuando hablamos ya de la zona de despachos, sea internet. Sí, ese que hace que tanta gente ‘pierda tiempo’ en sus redes sociales en lugar de trabajar, es también el responsable de que muchos trabajen mejor y con más efectividad. Una buena conexión es imprescindible. Ya no es solamente por el tema de correos, o navegar más rápido, sino porque el futuro está en las aplicaciones SaaS y en el almacenamiento en la nube, algo que parece que se inició con el i-Cloud de Apple, pero que también llevaban trabajando Google con Drive, Microsoft con Skydrive, y Dropbox, que únicamente se dedica a ello.
Estos servicios son gratuitos hasta cierta cantidad de espacio de disco, pero es rentable invertir en una cuenta premium, porque tendrás siempre una copia de seguridad en la nube, porque puedes sincronizar todos tus ordenadores, y el móvil automáticamente, y porque podrás acceder a todos tus ficheros allí donde haya un ordenador, siempre que sea necesario. Su seguridad es solo cuestión de tener bien protegida tu cuenta con una contraseña adecuada.
Inversión en telefonía y conectividad móvil. Esto es tan imprescindible como la conexión a internet. Poder recibir correos con adjuntos al móvil, o solventar el problema de una obra sin estar presente por una videollamada desde un móvil, son recursos que nos ahorran desplazamientos, gastos, y tiempo. Además, permite a los comerciales poder responder mails u organizar la agenda mientras esperan a que les atienda un cliente que se retrasa.
El tema del software es el más complicado de entender. Aunque ya puse antes un ejemplo, sin duda, cada versión nueva de un programa suele traer mejoras que a la larga simplifican en gran medida el trabajo de los usuarios. Podemos hablar desde Windows 8, que te permite incluso tener integradas las noticias, el Facebook, el Twitter y el Linkedin, y poder consultarlos sin entrar en la web, y que consume incluso menos recursos que sus predecesores, agilizando temas como el correo. Lo mismo sucede con Office, que cuando saltó de su versión 2003 a la 2007, cambió completamente los menús, haciendo enfadar a mucha gente. Ahora todos se han habituado, y ven las bondades y ventajas del nuevo sistema de menús, más intuitivo. Pero ¿qué sucede? Que el hombre es un animal de hábitos, y no le gusta aprender.
Y ahí entra el punto de la formación. Es primordial que cuando se implementen nuevos sistemas de trabajo, software, recursos, los trabajadores sean formados para sacarles el máximo provecho. La frase ‘siempre lo he hecho así y ha funcionado’ tiene a muchas empresas estancadas en el paleolítico tecnológico. Algunos seguirían haciendo fuego con frotando dos palos, ‘porque siempre ha funcionado así’.
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